廣東省發(fā)展改革委關(guān)于公共資源交易電子文件的管理暫行辦法
2018-01-19
第一章總則
第一條為規(guī)范公共資源交易電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性、可識別性和可利用性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國電子簽名法》和《廣東省電子文件管理暫行辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條本省行政區(qū)域內(nèi)公共資源交易活動全過程的電子文件管理適用本辦法。
第三條本辦法下列術(shù)語的定義分別為：
?。ㄒ唬╇娮游募?，是指公共資源交易活動全過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等信息，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)等電子設(shè)備閱讀、處理、存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)模簧婕皣野踩?、國家秘密的文件?br />
?。ǘ┰獢?shù)據(jù)，是指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。它可以對文件進(jìn)行詳細(xì)、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準(zhǔn)確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長期存取。
歸檔電子文件，是指根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)應(yīng)予歸檔的電子文件以及相應(yīng)的支持軟件參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。
非歸檔電子文件，是指不屬于法定歸檔范圍，各相關(guān)主體根據(jù)實(shí)際情況需予以保存歸檔的電子文件以及相應(yīng)的支持軟件參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。
?。ㄎ澹┪锢須w檔，是指將應(yīng)歸檔的電子文件下載到脫機(jī)載體上，向相關(guān)方移交的過程。
?。┻壿嫐w檔，是指通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，在不改變原存儲方式和位置的情況下，實(shí)現(xiàn)將電子文件的管理權(quán)限向相關(guān)方移交的過程。
第四條省發(fā)展改革部門會同省經(jīng)濟(jì)和信息化、財政、國土資源、住房城鄉(xiāng)建設(shè)、交通運(yùn)輸、水利、商務(wù)、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理、檔案管理等部門負(fù)責(zé)電子文件管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督管理。
項(xiàng)目發(fā)起方及其委托代理機(jī)構(gòu)，公共資源交易平臺，各類公共資源電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)和專家管理系統(tǒng)提供方等各方主體按照在公共資源交易全過程中的角色和職責(zé)，根據(jù)相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)對電子文件的形成、移交、歸檔、保管、利用和銷毀等實(shí)行全過程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。
第五條公共資源交易活動有關(guān)文件的形成、移交和歸檔等，鼓勵應(yīng)用電子文件的方式。
電子文件規(guī)范化管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，滿足公共資源交易活動全程留痕的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施確保電子文件信息安全，并提供分層次、分類別共享應(yīng)用。
各單位應(yīng)建立電子文件管理制度，并指定能勝任工作的部門和人員負(fù)責(zé)電子文件管理工作。
第二章電子文件的形成
第六條公共資源電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)和專家管理系統(tǒng)的運(yùn)行服務(wù)機(jī)構(gòu)，分別負(fù)責(zé)交易活動在本系統(tǒng)運(yùn)行全過程中的電子文件的形成和收集。
第七條電子文件在形成過程中，應(yīng)當(dāng)具備國家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式。能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的電子文件，視為符合法律、法規(guī)要求的書面形式。除法律、法規(guī)規(guī)定不適用的情況外，經(jīng)第三方認(rèn)證的可靠的電子簽名與手寫簽名或蓋章具有同等的法律效力。
（一）符合下列條件的電子文件，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：
1．能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；
2．能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起，內(nèi)容保持完整、來源可靠，未被非法更改；
3．在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容的真實(shí)、完整；
4．采用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲格式，并能夠確保長期有效讀取。
（二）符合下列條件的電子文件，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的文件保存要求：
1．能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時調(diào)取查用；
2．?dāng)?shù)據(jù)電文格式與其生成、發(fā)送或者接收時的格式相同，或者格式不相同但能夠準(zhǔn)確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內(nèi)容；
3．能夠識別數(shù)據(jù)電文的發(fā)件人、收件人以及發(fā)送、接收的時間等信息。
?。ㄈ┓舷铝袟l件的電子簽名，視為可靠的電子簽名：
1．電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；
2．簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；
3．簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；
4．簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。
第八條公共資源交易電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須符合國家信息安全等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份識別、權(quán)限控制、防計算機(jī)病毒、防木馬及防攻擊等技術(shù)措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性。各系統(tǒng)要對元數(shù)據(jù)捕獲節(jié)點(diǎn)與內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃，將應(yīng)由系統(tǒng)捕獲的電子文件元數(shù)據(jù)全部形成并捕獲。
第九條公共資源交易電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)和專家管理系統(tǒng)提供方要有數(shù)據(jù)備份措施，有條件的單位應(yīng)建立電子文件備份中心；公共資源交易平臺、項(xiàng)目發(fā)起方及其委托的代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)配置電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。
第十條電子文件基本數(shù)據(jù)類型及其類別代碼分別為：
?。ㄒ唬┪谋疚募═ext，代碼為T）
?。ǘ﹫D形文件（Graphic，代碼為G）
（三）圖像文件（Image，代碼為I）
?。ㄋ模┮曨l文件（Video，代碼為V）
（五）音頻文件（Audio，代碼為A）
（六）數(shù)據(jù)庫文件（Database，代碼為D）
?。ㄆ撸┯嬎銠C(jī)程序文件（Program，代碼為P）
?。ò耍┒嗝襟w文件（Multimedia，代碼為M）
第三章電子文件的移交和歸檔
第十一條公共資源交易平臺負(fù)責(zé)歸集在電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)中形成的歸檔電子文件，移交給按規(guī)定負(fù)有歸檔責(zé)任的項(xiàng)目發(fā)起方或其委托的代理機(jī)構(gòu)。
項(xiàng)目發(fā)起方或其委托的代理機(jī)構(gòu)對接收的歸檔電子文件進(jìn)行檢驗(yàn)后歸檔，歸檔電子文件的歸檔應(yīng)于在交易活動結(jié)束后的3個月內(nèi)完成。
第十二條項(xiàng)目發(fā)起方或其委托的代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在交易活動結(jié)束后10個工作日內(nèi)向公共資源交易平臺提出電子文件移交要求。公共資源交易平臺在20個工作日內(nèi)完成移交工作。未能在上述期限內(nèi)完成而影響到電子文件準(zhǔn)確、完整、可用和安全保密的，其后果由責(zé)任方承擔(dān)。
（一）電子文件的移交應(yīng)符合下列要求：
1．電子文件的移交內(nèi)容包括歸檔電子文件、電子文件元數(shù)據(jù)表及有關(guān)材料。其中，專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件。
2．接收方必須認(rèn)真檢測電子文件，并由檢測人員填寫《歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表》。檢驗(yàn)表一式兩份，一份由移交方保存，一份由接收方歸檔保存。檢測項(xiàng)目如下：
?。?）載體外觀檢驗(yàn)，如載體有無劃痕、是否清潔等。
?。?）安全性檢驗(yàn)，如是否有病毒等。
?。?）真實(shí)性檢驗(yàn)，如電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與形成時的原始狀況一致。
?。?）完整性檢驗(yàn)，如電子文件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等是否有缺損。
（5）有效性檢驗(yàn)，如電子文件是否具備可理解性和可利用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
?。?）技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明資料檢驗(yàn)，如技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明資料等是否齊全。
?。ǘ╉?xiàng)目發(fā)起方委托代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行交易的項(xiàng)目，由代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)將歸檔電子文件歸檔后移交項(xiàng)目發(fā)起方。
第十三條電子文件的歸檔范圍和保管期限，參照國家和省關(guān)于對同類紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第十四條項(xiàng)目發(fā)起方或其委托的代理機(jī)構(gòu)按照一個項(xiàng)目一檔的原則，以“件”為單位進(jìn)行整理。同一交易項(xiàng)目所有的歸檔電子文件材料按照交易流程的先后順序編制檔號。
第十五條歸檔電子文件可采用物理歸檔或邏輯歸檔方式。
?。ㄒ唬┎捎梦锢須w檔方式的，歸檔電子文件的存儲格式按照《歸檔電子文件存儲格式》選擇；歸檔電子文件的載體按以下優(yōu)先順序選擇：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤、U盤、存儲卡等作為歸檔電子文件長期保存的載體。
?。ǘ┎捎眠壿嫐w檔方式的，公共資源交易平臺應(yīng)當(dāng)設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限；歸檔電子文件的物理地址應(yīng)由網(wǎng)絡(luò)管理人員存放在指定的服務(wù)器上，并采取備份措施，每季度對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，必要時轉(zhuǎn)為物理歸檔。
第十六條歸檔電子文件的歸檔應(yīng)符合下列要求：
（一）存儲電子文件的載體應(yīng)標(biāo)明載體編號、類別代碼、密級、保管期限等。
（二）電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時歸檔，元數(shù)據(jù)應(yīng)符合國家和廣東省相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；歸檔電子文件中應(yīng)包括《電子文件元數(shù)據(jù)表》（電子版）、電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件及其他說明等，并附《歸檔電子文件登記表》。
（三）加密的電子文件歸檔前應(yīng)做解密處理，明文歸檔。
?。ㄋ模ξ丛诟麟娮酉到y(tǒng)中留痕的應(yīng)歸檔的材料，均需通過人工掃描等方式形成電子檔案（標(biāo)準(zhǔn)PDF格式文件）留存。
（五）保管期限屬于“永久”、“長期”的電子文件，項(xiàng)目發(fā)起方及其委托的代理機(jī)構(gòu)須至少各制作一份該電子文件的紙質(zhì)文本同時歸檔，并建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識與之對應(yīng)。
第四章電子文件的保管
第十七條項(xiàng)目發(fā)起方及其委托的代理機(jī)構(gòu)、公共資源交易平臺分別負(fù)責(zé)歸檔電子文件的保管。
第十八條歸檔電子文件的保管應(yīng)符合下列要求：
（一）歸檔載體應(yīng)做防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。
?。ǘw檔載體應(yīng)直立存放于防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中。
?。ㄈ┉h(huán)境溫度控制范圍是17℃-20℃，濕度控制范圍是35%-45%。以光盤作為脫機(jī)存儲載體的，其存放環(huán)境要求離開強(qiáng)磁場10米以上，并與有害氣體、強(qiáng)紫外線隔離，有條件的單位應(yīng)添置防磁柜。
?。ㄋ模┍９芷谙迲?yīng)符合公共資源交易的相關(guān)規(guī)定，法律法規(guī)沒有明確規(guī)定的，保管期限不少于10年。
?。ㄎ澹w檔電子文件至少一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。有條件的單位可增加一套異地封存保管。
第十九條歸檔電子文件的有效性保證措施：
?。ㄒ唬╇娮游募９軉挝幻繚M1年對電子文檔管理和利用的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。
?。ǘ┰O(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，同時，原載體保留時間不少于3年。
（三）磁性載體每滿2年，光盤每滿4年，電子文件保管單位應(yīng)進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于40%，如果發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。
?。ㄋ模┐判暂d體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留時間不少于4年。
第五章電子文件的利用和銷毀
第二十條項(xiàng)目發(fā)起方及其委托的代理機(jī)構(gòu)、公共資源交易平臺分別負(fù)責(zé)歸檔電子文件的利用和銷毀。
第二十一條歸檔電子文件的利用應(yīng)符合下列要求：
?。ㄒ唬儆谛畔⒐_范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，該范圍內(nèi)的電子文件經(jīng)整理、鑒定后，應(yīng)提供利用。不屬于信息公開范圍的電子文件，按照國家有關(guān)檔案、保密、信息安全、知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。
（二）應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實(shí)、可靠的電子文件，并采取有效措施確保電子文件不受損害。
?。ㄈ├脮r使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全保密措施，并遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。
?。ㄋ模w檔的電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。
第二十二條歸檔電子文件的銷毀應(yīng)符合下列要求：
?。ㄒ唬w檔電子文件的銷毀需編制銷毀清冊，并報本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
（二）非保密電子文件可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第六章監(jiān)督管理
第二十三條項(xiàng)目發(fā)起方及其委托代理機(jī)構(gòu)，公共資源交易平臺，各類公共資源電子交易系統(tǒng)、電子服務(wù)系統(tǒng)、專家管理系統(tǒng)提供方及其工作人員有下列情形之一的，有關(guān)主管部門責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：
?。ㄒ唬╇娮游募芾聿环险鎸?shí)、完整、可用和安全保密要求的；
?。ǘ┎话凑找?guī)定移交或者接收電子文件的；
（三）不按照規(guī)定提供電子文件的；
（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；
?。ㄎ澹┥米蕴峁?、復(fù)制、公布、銷毀電子文件的；
?。┏鲑u電子文件謀取私利的；
（七）玩忽職守，造成電子文件損失的。
有前款第四、五、六、七項(xiàng)情形，涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)依法處理。
第七章附則
第二十四條非歸檔電子文件的管理，參照本辦法執(zhí)行。法律法規(guī)或國務(wù)院行政監(jiān)督管理部門對電子文件管理另有規(guī)定的，從其規(guī)定。
第二十五條本辦法自2017年6月1日起施行，有效期2年。
附件（1．歸檔電子文件存儲格式；2．電子文件元數(shù)據(jù)表；3．歸檔電子文件登記表；4．歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表），此略。
